Introduction
L’éthique et l’intégrité figurent au cœur des activités commerciales de Ciadimel. Cela signifie que chaque personne qui collabore avec ou qui travaille au sein de l’entreprise (direction, salariés, consultants…) s’engage à honorer son contrat ou tout autre accord lié à Ciadimel, et ce de manière loyale et de bonne foi. Cela implique aussi l’obligation morale de signaler tout soupçon raisonnable de mauvaise conduite, d’actes illégaux ou de négligence en rapport avec Ciadimel.
Le déploiement d’une procédure « lanceurs d’alerte » est un élément important pour Ciadimel en vue de détecter la corruption et les comportements illégaux ou indésirables. Ciadimel encourage les salariés et les tiers à signaler tout soupçon et souhaite proposer une plateforme sûre et fiable à cet effet.
Ciadimel s’efforce d’instaurer une culture d’entreprise transparente qui encourage à signaler les fraudes potentielles, les pots-de-vin, la corruption ou tout autre conduite ou comportement illégal à un stade précoce et sans crainte de représailles. En vertu de la présente procédure, les lanceurs d’alerte ont l’assurance qu’ils seront traités équitablement et que leurs allégations feront l’objet d’une enquête sérieuse et objective.
Les principes essentiels de la politique « lanceurs d’alerte » de Ciadimel sont énumérés ci-dessous.
- Toute personne qui a des motifs raisonnables de croire qu’une fraude ou toute autre faute grave a été (ou va être) commise doit avoir la possibilité de le signaler.
- Tout signalement de fraude ou de faute grave éventuelle doit faire l’objet d’une enquête indépendante et hautement confidentielle.
- L’enquête doit être menée dans un délai raisonnable.
- La personne à l’origine du signalement ne doit pas subir de traitement injuste ou de représailles si son signalement est fait de bonne foi.
- Les droits de la ou des personnes qui font l’objet du signalement doivent également être respectés.
- Ciadimel vous encourage à essayer d’abord de résoudre le problème en interne en vous tournant vers la structure hiérarchique habituelle (votre manager, les RH ou votre représentant syndical).
Un extrait de la procédure « lanceurs d’alerte » sera publié sur le site web de Ciadimel pour permettre aux tiers d’accéder à notre mécanisme de réclamation.
Objectif
La présente politique « lanceurs d’alerte » présente les canaux de lancement d’alerte de Ciadimel, qui permettent de signaler tout comportement illégal, malhonnête ou illicite tenu au sein de ou par l’entreprise Ciadimel. La présente politique complète les canaux de signalement traditionnels, qui restent la méthode normale pour signaler toute préoccupation qui vous pourriez avoir ou tout problème que vous pourriez rencontrer.
Qu’est-ce que le lancement d’alerte ?
Le lancement d’alerte consiste à signaler des infractions à la loi ou des fautes graves commises au sein de ou par Ciadimel. La personne à l’origine du signalement, appelée « lanceur d’alerte », peut soulever le problème de manière confidentielle ou anonyme et est protégée contre les représailles si elle agit de manière fiable.
Qui peut signaler une faute ?
La présente politique s’applique à toutes les entités juridiques affiliées à Ciadimel, à tous ses salariés ou à toute autre personne ou entité qui travaille pour ou avec Ciadimel, ainsi qu’à tout tiers qui émet un doute raisonnable quant à une faute liée à Ciadimel.
Quelles fautes peuvent être signalées ?
Les canaux de lancement d’alerte peuvent être utilisés pour toutes les formes de fraude et de faute grave. Celles-ci peuvent être de nature opérationnelle, financière ou autre.
Quelques exemples (liste non exhaustive) :
- infraction pénale ;
- non-respect des lois, règlements ou politiques internes de Ciadimel ;
- risque pour la santé et la sécurité ;
- mauvaise gestion ;
- discrimination, intimidation ou tout autre comportement contraire à l’éthique ;
- irrégularités financières ou fiscales ;
- fraude ;
- dommages environnementaux ;
- dissimulation de l’un des éléments ci-dessus.
Comment effectuer un signalement ?
Canaux internes
Un salarié peut signaler toute action ou pratique dont on peut raisonnablement penser qu’elle est illégale ou inappropriée à Ciadimel par le canal de signalement local ou au siège de Ciadimel ou aux deux.
La personne de contact pour le canal de signalement local est la personne de confiance locale, le responsable RH local ou le conseiller en prévention.
La personne de contact pour le canal de signalement du siege est le conseiller juridique, qui peut être contacté par e-mail à l’adresse whistleblowing@ciadimel.com.
Les tiers peuvent contacter directement le canal de signalement du siege par e-mail à l’adresse whistleblowing@ciadimel.com
Informations à inclure dans le signalement
Le signalement doit contenir un maximum d’informations et être aussi précis que possible pour permettre une enquête adéquate. Les informations utiles concernent notamment :
- la date, l’heure et le lieu ;
- le nom des personnes impliquées, leur rôle, leur unité opérationnelle ;
- votre relation avec la ou les personnes impliquées ;
- la nature générale du cas signalé ;
- la manière dont vous avez pris conscience du problème ;
- les témoins potentiels ;
- etc.
Le salarié à l’origine du signalement est encouragé (sans y être tenu) à fournir ses coordonnées afin que des éclaircissements puissent être demandés au cours de l’enquête.
Enquête
La personne contactée en tant que gestionnaire du dossier (appelée « enquêteur d’alerte ») est chargée :
- d’effectuer les recherches nécessaires pour déterminer si les soupçons signalés sont justifiés ;
- d’enquêter en interne. L’enquêteur d’alerte peut, le cas échéant, constituer une équipe d’enquête, uniquement en cas de besoin et dans le respect total de la confidentialité et de l’identité du lanceur d’alerte. L’identité du lanceur d’alerte ne peut être révélée qu’avec l’accord explicite et écrit de celui-ci ;
- d’informer la personne à l’origine du signalement (salarié ou tiers) de l’avancement de l’enquête. Une fois le signalement effectué, le lanceur d’alerte recevra une confirmation de la réception de son signalement dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 7 jours. Le lanceur d’alerte recevra ensuite un feed-back sur l’état d’avancement du signalement dans un délai de 3 mois ;
- de veiller à ce que l’identité de la personne à l’origine du signalement reste confidentielle, conformément aux règles applicables en matière de protection des lanceurs d’alerte, sauf si la personne à l’origine du signalement consent explicitement à ce que son identité soit divulguée ou si elle est légalement tenue de la divulguer (p. ex. dans le cadre d’une enquête judiciaire) ;
- si nécessaire, de faire rapport aux autorités officielles ou de déposer une plainte (au pénal) ;
- de préserver les droits de la ou des personnes incriminées.
L’enquêteur d’alerte est tenu de respecter le plus haut degré de discrétion et de confidentialité. En cas de doute ou de conflit d’intérêts, l’enquêteur d’alerte remontera le problème à un autre enquêteur d’alerte ou à la direction.
L’enquêteur d’alerte rendra compte de manière anonyme à la direction et au comité d’audit des signalements reçus, ainsi que du statut et du résultat de l’enquête.
Garanties de la direction
La direction de Ciadimel veille à ce que tout soupçon éventuel soit examiné intégralement, objectivement, dans un délai raisonnable et avec le plus haut degré de confidentialité. Le résultat des enquêtes sera communiqué par l’enquêteur d’alerte au directeur (s’il n’est pas déjà impliqué), à la direction. La direction évaluera le résultat et prendra les mesures appropriées en réponse au problème.
Protection du salarié à l’origine du signalement
Ciadimel garantit que tout salarié qui signale de bonne foi un soupçon de fraude ou de faute ne subira pas de traitement injuste, de représailles ou d’autres conséquences négatives de ce signalement, conformément aux principes de la présente politique. Si ce devait malgré tout être le cas, le salarié à l’origine du signalement peut en référer à la direction.
Toute instruction, écrite ou orale, visant à interdire à un salarié de signaler ses soupçons sera considérée comme une entrave à la présente politique et pourra donner lieu à une action disciplinaire.
Toute mesure de représailles résultant du signalement sera considérée comme une violation grave de la présente politique et des mesures disciplinaires seront prises pour protéger le salarié à l’origine du signalement.
Un salarié qui effectue un signalement de mauvaise foi ou sans motif raisonnable ne bénéficiera pas de la protection prévue par la présente politique. Un tel signalement abusif peut également donner lieu à des sanctions (pénales) en vertu des lois et règlements de travail applicables.
Protection du salarié incriminé
Ciadimel garantit également la protection des droits du ou des salariés incriminés.
Le salarié incriminé a le droit d’être informé de l’enquête (sans être informé de l’identité du salarié à l’origine du signalement), à moins que cette information risque de compromettre l’enquête.
Informations destinées aux salariés et aux tiers
Ciadimel informera régulièrement ses salariés au sujet de la procédure « lanceurs d’alerte » afin de s’assurer qu’elle est connue au sein de l’entreprise. Ces informations seront fournies de différentes manières (intégration au pack d’embauche, publication sur Sharepoint et sur le site web, etc.). L’objectif est d’offrir un canal qui soit connu, efficace et directement accessible.
Un extrait sera publié sur le site web afin d’informer les tiers sur la procédure « lanceurs d’alerte » de Ciadimel et de leur offrir un accès direct à nos mécanismes de réclamation.
Avis sur la protection des données dans le cadre du lancement d’alerte
Le présent avis sur la protection des données dans le cadre du lancement d’alerte s’applique au traitement des données à caractère personnel que Ciadimel collecte pour se conformer à ses obligations légales en matière de protection des données et de lancement d’alerte.
Ciadiel SARL (dont le siège social est situé borne 10 douala) est le responsable du traitement des données à caractère personnel fournies par le biais du canal de signalement interne.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?
Le problème soulevé peut contenir des données à caractère personnel au sujet du lanceur d’alerte, de la personne incriminée ou d’un autre tiers mentionné. Ces données à caractère personnel peuvent comprendre le nom, le titre, la relation avec Ciadimel, des informations sur le problème soulevé, des informations sur des (soupçons de) délits criminels et des sanctions et/ou d’autres catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des informations révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques ou l’appartenance à un syndicat ; ou encore le traitement de données génétiques, de données biométriques visant uniquement à identifier une personne physique, de données concernant la santé ou de données concernant l’orientation sexuelle d’une personne physique.
Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel ?
Ciadimel traite vos données à caractère personnel uniquement aux fins spécifiées ci-dessous.
- Finalités du traitement de vos données à caractère personnel
- Fondements juridiques du traitement de vos données à caractère personnel
- Traiter, enquêter, assurer le suivi du signalement et limiter toute faute future
Quels sont vos droits ?
Si vous êtes un lanceur d’alerte, un salarié incriminé ou un autre tiers mentionné, Ciadimel traite des données à caractère personnel à votre sujet. Dans ce cas, vous bénéficiez du droit à l’information quant aux données à caractère personnel que Ciadimel traite à votre sujet et, à condition de satisfaire à certaines exigences légales, vous jouissez également du droit de rectification, du droit à l’effacement et du droit à la limitation, ainsi que du droit d’opposition au traitement de vos données.
Veuillez noter que, selon les circonstances, nous pouvons :
- appliquer des exceptions à ces droits ;
- vous fournir une décision documentée et motivée de reporter le traitement de votre demande, auquel cas nous vous fournirons de plus amples informations ;
- expurger les données à caractère personnel du lanceur d’alerte ou de tout autre tiers ;
- décider de ne pas divulguer les données si cette action pouvait enfreindre les droits et libertés d’une autre personne.
Vous pouvez faire valoir ces droits à tout moment en envoyant un e-mail à dpo@ciadimel.com.
À qui communiquons-nous vos données à caractère personnel ?
Ciadimel ne divulgue généralement pas à des tiers les données à caractère personnel collectées, sauf au cas par cas et si cela s’avère nécessaire :
- gestionnaires de dossier de confiance ;
- conseillers externes (p. ex. avocats ou auditeurs) dans le but de mener une enquête ;
- autorités judiciaires ou gouvernementales, y compris la police et le parquet ou toute autre divulgation dans le but de défendre nos droits ou de traiter une demande ;
- autres divulgations requises par la loi.
Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Vos données à caractère personnel seront uniquement traitées pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs ci-dessus. En tout état de cause, Ciadimel supprimera les données à caractère personnel liées à un signalement ou une enquête dans les meilleurs délais et au plus tard deux ans après la clôture du dossier, à moins que Ciadimel ne soit tenu de les conserver plus longtemps dans le cadre d’une procédure judiciaire.
Le nom, la fonction et les cordonnées de la personne à l’origine du signalement, de chaque personne couverte par les mesures de protection et de soutien et/ou de la personne concernée, y compris, le cas échéant, le numéro de l’entreprise, doivent être tenus à jour jusqu’à l’expiration du délai de prescription de la violation signalée.
Coordonnées
Les questions relatives à vos droits en vertu du présent avis sur la protection des données dans le cadre du lancement d’alerte peuvent être adressées à la Délégué à la protection des données dpo@ciadimel.com.
Révision
La présente politique sera révisée autant de fois que nécessaire et au moins une fois par an par la direction.